Hypertrofisk Kardiomyopatis Svenska Sällskaps policy om behandling av personuppgifter/integritetspolicy.
Syfte
- Att följa och hantera de juridiska kraven på föreningen Hypertrofisk Svenska Sällskap (HCM SS) angående dataskyddsförordningen GDPR. Våra hemsidebesökares integritet är väldigt viktig för oss, och vi är fast beslutna att skydda den. Denna policy förklarar vad vi gör med dina personliga data.
- Genom att samtycka till att vi använder kakor i enlighet med villkoren i denna policy när du besöker vår hemsida för första gången tillåter du oss att använda kakor varje gång du besöker vår hemsida.
Allmänt
Policyn riktar sig till enskilda personer som har kontakt med HCM SS där personuppgifter hanteras.
HCM SS samlar in personuppgifter för att vi på bästa sätt ska kunna ge medlemmar och andra intressenter bra service, skicka information och hålla kontakten samt för att fullgöra ingångna avtal. Vi följer GDPR, dataskyddsförordningen som gäller från och med den 25 maj 2018. Vi är öppna med vilken information vi samlar in och varför vi gör det och vi är måna om att du ska känna dig trygg i alla kontakter med oss. Vårt juridiska namn är Hypertrofisk Kardiomyopatis Svenska Sällskap och vårt organisationsnummer är 802540-7662. I första hand samlar vi in uppgifter direkt från dig och det är namn, adress, epost och telefonnummer, dvs uppgifter så att vi kan komma i kontakt med dig på olika sätt. Vi samlar in och registrerar personnummer i vårt medlemsregister för att kunna uppdatera det med uppgifter från det offentliga SPAR-registret vid behov. Det gör att vi kan upprätthålla en god registervård och ha korrekta uppgifter om till exempel adresser. Se nedan om rättslig grund för de personuppgifter som vi samlar in. Vi samlar och registrerar personuppgifter i samband med:
∙ När du anmäler dig som medlem.
∙ När du ger en gåva.
∙ Om du kontaktar oss via e-post, telefon, formulär på hemsidan eller i våra sociala medier.
∙ När du anmäler dig och deltar vid en kurs, konferens eller annat event.
Följande typer av personlig data kan samlas in, lagras och användas:
- information om din dator, inklusive IP-adress, geografisk plats, webbläsartyp och -version samt operativsystem;
- information om dina besök på och din användning av denna hemsida, inklusive referenskällan, besökets längd, sidvisningar och hemsidans navigeringsvägar;
- information som du anger när du registrerar dig på vår hemsida, till exempel din e-postadress;
Vi informerar dig alltid om att vår policy uppdaterats via våra olika informationskanaler, så att du kan hålla dig informerad om gällande policy, vilka typer av uppgifter vi samlar in och hur vi använder dem.
När vi bearbetar personuppgifter vidtar vi alltid rimliga åtgärder för att se till att dina uppgifter förblir korrekta och aktuella för de ändamål för vilka de samlades in.
Ändamålen för insamlingen av personuppgifter
Vi samlar personuppgifter för att kunna fullgöra våra ändamål enligt följande:
∙ Registrera gåvor och medlemskap.
∙ Administrera ditt medlemskap enligt medlemsvillkoren.
∙ Skicka ut medlemsnytt till dig som medlem och för att kunna skicka ut annan information till dig, till exempel kallelser.
∙ För att kunna kontakta dig om du har ställt en fråga till oss eller vill att vi behandlar ett visst ärende.
HCM SS använder personuppgifterna för ekonomisk uppföljning, för att exempelvis kunna administrera ett gåvobelopp för ändamålet. Uppgifterna används för att kunna sända uppföljande utskick för att engagera till fortsatt gåvogivande, exempelvis genom givarbrev, tackbrev, mailutskick eller andra utskick för att engagera till fortsatt stöd genom gåvogivande. Det går alltid bra att kontakta oss för att avsäga sig utskick eller vidare kontakt om man ej önskar information kring fortsatt gåvogivande.
Vi vill ge dig bra service och kan därför dela med oss av information till företag för att kunna bedriva och utveckla vår verksamhet på ett kostnadseffektivt sätt. Detta kan vara fråga om distribution, betalservice, genomförande av evenemang eller andra tjänster. När vi gör detta vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med sekretess.
Dina personuppgifter kommer endast användas för att HCM SS ska kunna kommunicera med dig. De kommer aldrig att ges till externa företag/organisationer för marknadsföring, reklamutskick eller för andra kommersiella ändamål.
Personuppgifter kan komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet; tillvarata HCM SS rättsliga intressen, eller upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem.
Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter
Den rättsliga grunden för att vi behandlar dina personuppgifter är i huvudsak fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Fullgörande av avtal är till exempel anställningsavtal och begäran om ersättning vid kurser och konferenser. Rättslig förpliktelse kan vara att vi till exempel är skyldiga att lämna vissa uppgifter till Skatteverket eller annan myndighet och att vi är bokföringsskyldiga enligt Bokföringslagen. Berättigat intresse är när vi vill förbättra vår verksamhet och service till medlemmar genom att till exempel genomföra en enkätundersökning och när vi vill nå dig med information av olika slag.
Dina personuppgifter bevaras inte längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi kommer att lagra dina personuppgifter så länge du har en relation till oss, till exempel är medlem eller givare. Uppgifter kommer att gallras då de inte längre är nödvändiga för de ändamål som de har samlats in för. Vissa uppgifter kan behållas längre när så krävs av annan lagstiftning och ett exempel på det är bokföringslagen.
Tredje parts hemsidor
Vår hemsida innehåller hyperlänkar till och detaljer om tredje parts hemsidor. Vi har ingen kontroll över, och är inte ansvariga för, tredje parters sekretesspolicyer och praxis.
Kakor
Vår hemsida använder kakor. En kaka är en fil som innehåller en identifierare (en sträng med bokstäver och siffror) som skickas av en webbserver till en webbläsare och lagras av webbläsaren. Identifieraren skickas därefter tillbaka till servern varje gång webbläsaren begär en sida från servern. Kakor kan antingen vara “ständiga kakor” eller “sessionskakor”: en ständig kaka lagras av en webbläsare och förblir giltig till det angivna utgångsdatumet, såvida den inte raderas av användaren innan utgångsdatumet; en sessionskaka, å andra sidan, kommer att gå ut i slutet av användarsessionen, när webbläsaren är stängd. Kakor innehåller vanligtvis inte information som personligen identifierar en användare, men personlig information som vi lagrar om dig kan vara länkad till informationen som är lagrad i och erhållen från kakor.
Personuppgiftsansvarig
Föreningens styrelse är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för HCM SS verksamhet. Styrelsen utser sedan ett person-uppgiftsombud som ansvarar för registret där personuppgifterna lagrats.
Dina rättigheter och val
Det är viktigt för oss att vi har korrekta uppgifter och vi kommer att på eget eller ditt initiativ rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du har rätt att ta del av de uppgifter som finns registrerade av HCM SS. Kontakta oss skriftligen om du vill ha ett registerutdrag med dina uppgifter, om du vill korrigera uppgifter eller om du vill veta mer om behandling av personuppgifterna i vårt register. Du har rätt att, kostnadsfritt en gång per kalenderår, erhålla ett sådant utdrag.
Du kan när du vill begära att dina uppgifter raderas eller att användningen begränsas genom att kontakta oss. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera dina personuppgifter, t ex bokföringslagen. Om du anser att HCM SS behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen GDPR kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Hypertrofisk Kardiomyopatis Svenska Sällskap
Organisationsnummer 802540-7662.
E-post info at hcmsvenska.se